Capa-care
Meer tijd voor directe zorg.
De Nederlandse jeugdzorg kampt met lange wachttijden, personeelstekorten en stapelende administratieve lasten. Als hulpverleners meer tijd aan formulieren besteden dan aan kinderen, is de kern van het vak aan het verschralen. Capa-care neemt een belangrijk deel van die administratieve last uit handen — zodat tijd terugvloeit naar directe zorg.
De administratieve last is groter geworden, niet kleiner.
Elk kwartaal komen nieuwe cijfers over de jeugdzorg. Wachtlijsten groeien, jeugdhulpaanbieders raken in liquiditeitsproblemen, regels worden strenger en de invultijd voor zorgverleners langer. Intussen moeten teams steeds meer registreren, verantwoorden en rapporteren — aan gemeenten, aan inspectie, aan financiers, aan ouders.
Wat onder de zorgprofessionals bekend is: het is niet hun werk dat hen uitput. Het is het werk om het werk. Dossiervoering in drie systemen, handmatig overtypen tussen administratie en cliëntsysteem, wachten op goedkeuringen die nergens zichtbaar zijn, herhaaldelijke registratie van dezelfde feiten in verschillende rapportages.
Capa-care is ontwikkeld met jeugdzorgprofessionals — niet voor hen, maar met hen. Het resultaat is geen generieke software die aangepast moest worden voor zorg, maar een oplossing die vanaf de eerste versie rekening hield met de regelgeving, de werkprocessen en de onzichtbare frictie die zorgverleners dagelijks ervaren.
Vier functies die samen de administratieve last drukken.
Geen verzameling losse features — vier samenhangende functies die elkaar versterken.
- 1
Geïntegreerde dataverzameling en visualisatie
Capa-care haalt data uit verschillende bronnen — capaciteitsplanning, arrangementenbeheer, financiële administratie — en brengt die samen in één visuele weergave. Real-time, op één plek. Met een interface die specifiek voor zorgmanagement is ontworpen, zodat managers in een oogopslag zien wat er speelt en sneller betere besluiten kunnen nemen.
- 2
Gebruiksvriendelijke en AVG-conforme administratie
Een centraal platform voor alle administratieve taken, met ingebouwde AVG-compliance. Geen losse formulieren die op verschillende plekken moeten worden ingevuld — één omgeving waarin je je werk doet. Het aantal handmatige taken gaat omlaag; de tijd voor directe zorgverlening gaat omhoog.
- 3
Geavanceerde analyses en voorspellingen
Oude en actuele data worden geanalyseerd om proactief te kunnen plannen. Welke financiële uitdagingen komen de komende maanden aan? Waar dreigt personeelsschaarste? Hoe ontwikkelt de zorgbehoefte zich? Deze analyses helpen het managementteam om te anticiperen in plaats van achter feiten aan te lopen.
- 4
Automatisering en slimme meldingen
Herhalende taken — urenregistratie, betalingsherinneringen, standaard-rapportages — worden geautomatiseerd. Niet om de mens eruit te halen, maar om de mens vrij te maken voor werk dat alleen mensen kunnen doen. Slimme meldingen signaleren op tijd wat attentie nodig heeft, zodat niks meer tussen wal en schip valt.
Wat het verschil maakt.
Sectorspecifiek en met een interface op maat. Geen generiek platform — Capa-care kent de regelgeving, de werkprocessen en de terminologie van de jeugdzorg.
Een effectievere bedrijfsvoering en efficiëntere inzet van middelen. Minder tijd en geld kwijt aan administratief overhead.
Snellere en betere besluitvorming. Managers zien wat er speelt zonder dat ze eerst drie rapportages moeten vergelijken.
Meer tijd voor directe zorg. De kerndoelstelling — hulpverleners moeten tijd besteden aan hulpverlenen.
AVG-compliant. Privacy-bescherming ingebouwd vanaf het fundament, niet achteraf toegevoegd.
Geautomatiseerde capaciteitsplanning en stabiliteit. Minder ad-hoc paniek bij piek-momenten.
1-1,5 FTE besparing per team van 10.
Dat is de uitkomst die we in de praktijk zien bij teams die met Capa-care werken: administratieve lasten worden verlaagd met 1-1,5 FTE per team van tien medewerkers. Die tijd gaat niet verloren — die gaat terug naar de cliënten.
Voor organisatiemanagers vertaalt dit zich in concrete bedrijfsvoering: ofwel kun je je aanbod vergroten zonder extra personeel aan te nemen, ofwel kun je de werkdruk op je bestaande team verminderen, ofwel kun je die uren verschuiven naar kwaliteitsverbetering. Welke keuze het beste past is aan jullie — wij zorgen voor de ruimte.
Capa-care in beeld.
Screenshots uit een ingerichte Capa-care-omgeving — alle cliëntdata is geanonimiseerd.
- [image: screenshot-capa-care-dashboard]
Het managementdashboard met capaciteits- en arrangementenoverzicht. - [image: screenshot-capa-care-administratie]
De AVG-conforme administratie-omgeving. - [image: screenshot-capa-care-analyse]
Geavanceerde analyses en voorspellingen voor financiële planning. - [image: screenshot-capa-care-meldingen]
Slimme meldingen signaleren wat attentie nodig heeft.
Van eerste demo tot werkende omgeving.
- Fase 1
Demo en intake (1-2 weken)
Max komt bij jullie langs voor een demo van Capa-care zoals het nu bij andere jeugdzorgorganisaties werkt. Daarna bespreken we jullie specifieke context: welke systemen draaien er nu, welke werkprocessen zijn specifiek, welke datastromen zijn de grootste pijnpunten.
- Fase 2
Configuratie en integratie (4-8 weken)
We configureren Capa-care voor jullie organisatie, bouwen de koppelingen met jullie bestaande systemen, en zorgen dat de initiële dataset goed staat. Jullie team wordt in deze fase al betrokken zodat ze zien wat er aan komt.
- Fase 3
Pilot met een team (4-6 weken)
We starten met één team dat Capa-care dagelijks gaat gebruiken. Niet om te testen of het werkt — daar is de pilot niet voor — maar om te leren waar de frictie zit met jullie specifieke werkroutines. Die frictie lossen we op voordat we uitbreiden.
- Fase 4
Uitrol naar de organisatie
Team voor team, met begeleiding en training. We gaan niet alle teams in één keer live; we bouwen op een team dat inmiddels routine heeft. Afhankelijk van jullie schaal duurt deze fase twee tot zes maanden.
Waar Capa-care het best past.
Capa-care is gebouwd voor jeugdzorgorganisaties met een eigen administratieve overhead — dat wil zeggen: organisaties waar zorgprofessionals zelf administratie voeren, waar managers verantwoordingsinformatie moeten samenstellen en waar er een eigen financiële administratie loopt.
Concreet zien we de grootste waarde bij:
- Jeugd-GGZ-aanbieders van middelgroot formaat (50-300 medewerkers)
- Aanbieders van jeugdhulp zonder verblijf met meerdere teams en vestigingen
- Specialistische jeugdhulp met complexe arrangementen-administratie
- Multifunctionele jeugdzorg-organisaties die verschillende zorgvormen combineren
Voor zeer kleine organisaties (<15 medewerkers) is Capa-care vaak overgedimensioneerd. Voor zeer grote landelijke jeugdzorgorganisaties kunnen we kijken of maatwerk op Capa-care past, of dat een bredere samenwerking meer zin heeft.
Let op: Capa-care is primair ontwikkeld voor jeugdzorg. Voor andere zorgsectoren (GGZ volwassenenzorg, ouderenzorg, GGZ verslavingszorg, ziekenhuizen) zijn we in gesprek of de architectuur aangepast kan worden. Neem contact op als jullie daarbij horen.
Wat kost het.
Capa-care werkt met een combinatie van eenmalige implementatiekosten en een maandelijkse licentie per actieve gebruiker. De exacte investering hangt af van jullie schaal, de complexiteit van de integraties met bestaande systemen en de duur van de implementatiefase. Wat we in vergelijkbare trajecten zien: de terugverdientijd ligt typisch tussen zes en twaalf maanden, gerekend op de 1-1,5 FTE besparing.
Concrete cijfers bespreken we in een kennismakingsgesprek met Max. Dat gesprek is altijd zonder verplichting — we leveren het pas als we samen overtuigd zijn dat Capa-care bij jullie past.
Vragen die we vaak horen.
Werkt Capa-care samen met ons bestaande EPD of cliëntensysteem?
In vrijwel alle gevallen: ja. We bouwen koppelingen op de meest gangbare systemen in de jeugdzorg. Als jullie een systeem hebben dat wij nog niet kennen, kijken we vooraf wat er mogelijk is — we zijn eerlijk als een integratie technisch lastig blijkt.
Hoe zit het met AVG-verwerking en verantwoordelijkheid?
AVG-compliance is ingebouwd in Capa-care en staat juridisch vast in een verwerkersovereenkomst. Jullie blijven verwerkingsverantwoordelijke voor jullie cliëntgegevens; BronzGreen is verwerker voor de onderdelen die via Capa-care lopen. We leveren de DPIA-ondersteuning mee in de implementatiefase.
Waar worden de data opgeslagen?
Op servers binnen Nederland, bij een certificeerde hosting-partner (ISO 27001 en NEN 7510). Geen overdracht buiten de EU.
Kunnen we eerst een proefperiode doen voordat we committeren?
Ja. De pilot-fase (4-6 weken met één team) is daar deels voor bedoeld. Als jullie na de pilot niet overtuigd zijn, stoppen we — zonder boeteclausule voor de uitrolfase. Wel blijven de kosten van de pilot zelf verschuldigd, want daar hebben we tijd en configuratie ingestoken.
Kunnen we Capa-care combineren met andere BronzGreen-trajecten?
Ja. Veel klanten combineren Capa-care met een AI- en datageletterdheidstraject of met een Data Coach die het team begeleidt tijdens de transitie. Combinaties helpen vaak om de verandering echt te laten landen.
Wie contacteer ik voor Capa-care specifiek?
Max Grispen is de eerstverantwoordelijke voor Capa-care: m.grispen@bronzgreen.com of +31 6 15 03 63 05.
Capa-care is van Max.
Max Grispen
Eerstverantwoordelijke Capa-care
De eerlijkste manier om te ontdekken of Capa-care bij jullie organisatie past, is een gesprek met Max. Hij laat een echte demo zien — niet een salespresentatie — en vertelt hoe Capa-care bij andere jeugdzorgorganisaties werkt. Op basis daarvan kunnen jullie inschatten of het past, en kunnen wij inschatten waar voor jullie de meeste waarde zit. Een halfuur tot drie kwartier, bij jullie op kantoor, in Urmond, of via video.
De eerlijkste manier om te ontdekken of Capa-care bij jullie organisatie past, is een gesprek met Max. Hij laat een echte demo zien — niet een salespresentatie — en vertelt hoe Capa-care bij andere jeugdzorgorganisaties werkt. Een halfuur tot drie kwartier, bij jullie op kantoor, in Urmond, of via video.
Of bel direct: 085 060 5161